¿En qué consiste el sistema de gestión del estudiante?

Si estás por adentrarte al mundo universitario, te será clave entender qué es un sistema de gestión del estudiante, para que sirve y por supuesto, como usarlo.

En primer lugar, tenés que saber que estos programas o páginas webs se conforman como sistemas de información. Que permite almacenar, gestionar, seguir, supervisar y controlar todos aquellos datos de tu cursado como estudiante, desde tu preinscripción hasta tu egreso.

Existe también la creación de perfiles como docentes. Quienes, a partir de tu número de matrícula, podrán cargar tus calificaciones. Establecer tus condiciones parciales y finales, corregir distintos trabajos, mantener una comunicación, entre otros.

Un sistema de gestión, entonces, como su nombre lo indica, se dedica a facilitar las tareas de gestión, de entrega y de seguimiento de distintos elementos de la vida académica y estudiantil.

¿Qué es y para qué sirve un sistema de gestión del estudiante?

En la actualidad se conforma como una de las herramientas universitarias más importantes para el desarrollo de muchas actividades, por lo que es necesario que conozcas de qué se trata y para qué sirve. Lo bueno de estos software o páginas web es que se encuentra conectado a internet, por lo que puede almacenar información en la nube.

Esta estará disponible desde cualquier dispositivo que pueda acceder a internet, con un usuario y contraseña ya establecido. Lo que te permitirá acceder a tu información como estudiante desde donde sea y a la hora que sea.

Así que, si eres de los impacientes, podrás comprobar una y otra vez si por fin te han subido la nota de aquel examen que realizaste no hace mucho. Estos sistemas de gestión se insertan dentro de lo que la UNESCO reconoce como sistemas para la gestión educativa, estos son:

Un sistema de acopio, integración, tratamiento y difusión de datos e información. El cual sirve de apoyo al análisis y la formulación de políticas, la planificación, el seguimiento y la gestión en todos los niveles del sistema educativo. Es un conjunto de personas, tecnologías, modelos, métodos, procesos, procedimientos, normas y reglamentaciones.

Que funcionan a un tiempo para suministrar a los dirigentes y encargados de la adopción de decisiones y la gestión a todos los niveles del sector de la educación. Información y datos pertinentes, fiables, inequívocos y suministrados a su debido tiempo, a fin de ayudarles a cumplir con sus responsabilidades (Unesco, 2008. 117).

¿Qué función cumple un sistema de gestión del estudiante?

Básicamente, podés observar que cumplen muchas funciones. Los sistemas de gestión de estudiantes sirven, entonces, para todo aquello que necesite ser gestionado dentro del ámbito universitario. Sí, también podés iniciar reclamos por la plataforma o enviar mensajes, por ejemplo.

Como alumno podrás acceder al sistema para comprobar tus condiciones, tus calificaciones. Además, podrás anotarte cómodamente a todas tus materias, obligatorias y optativas, solicitar certificados, tramitar el inicio del título de tu carrera, entre un montón de otras funciones.

Los sistemas de gestión de estudiante van variando de Universidad a Universidad y también dentro de cada carrera, aunque usen el mismo. Sin embargo, vamos a contarte a grandes rasgos cómo usar cualquiera de estos sistemas de gestión de estudiante.

¿Cómo se utilizan estos sistemas?

El primero paso es ingresar al sistema de gestión de estudiantes. En general, se trata de ingresar a un link web, o de utilizar algún software que la universidad te indique cómo descargar e instalar. Recordá que, como estos sistemas suelen usarse en toda la universidad, cada facultad tendrá su respectivo link. Por lo que debes corroborar que estás ingresando al correcto.

Una vez dentro de la plataforma, deberás ingresar tu usuario y contraseña. Si es la primera vez que ingresas, no te preocupes, las universidades generalmente cuentan con tutoriales para facilitar a los estudiantes. Pero es común que se utilice un inicio de sesión genérico una vez aprobada tu inscripción, es decir, que puedas entrar con tu número de documento y que la contraseña sean los últimos cuatro números de este.

Quedará en vos si luego decidís cambiar las opciones de inicio de sesión o, caso contrario, preferís dejarlo como está. Con ello ya ingresarías al sistema de gestión de estudiantes y te derivaría a la página de inicio.

Es probable que, si es tu primer ingreso, debas completar o actualizar datos sociales, familiares, económicos, laborales, etc. Esto permite llevarle un registro a la universidad. Y en muchas ocasiones desde este sistema también se gestionan becas, por lo que estos datos son sumamente importantes para el centro.

Dentro de estos sistemas de gestión de estudiantes debes ser capaz de identificar correctamente la carrera que estás cursando, las sedes a las que asistes, el inicio de tu plan de estudios, etc. También podés acceder a tu historia académica, ver tu analítico. Así como indagar en tus condiciones de regularidad o promoción de determinadas materias e inscribirte a todo tipo de seminarios y asignaturas dictadas por la carrera.

Un sistema clave para la gestión de tu vida universitaria

Como podés observar, los sistemas de gestión de estudiantes son sumamente importantes para la vida universitaria. Por lo que te recomendamos que, sea cual sea el que dispone tu universidad, ingreses y lo recorras punta a punta.

De esta manera podrás ser capaz de realizar y conocer todas las acciones que el sistema te permita. Pues la inscripción a materias o a exámenes será una constante en tu vida académica, además de poder indagar en tu condición y proceso en la carrera. Otra recomendación es que, como sistema manejado por humanos, siempre puede presentar errores.

Por ejemplo, resulta que en tu examen final te habías sacado un 10, pero en el sistema aparece un 9. Ante esta situación podés iniciar el reclamo, siempre y cuando tengas pruebas sobre ello: el acta de examen que firmaste. O por ejemplo una evaluación corregida por los docentes, tu libreta de estudiantes firmadas, etc.

Este tipo de reclamos, en general, inician en los despachos de alumnos o las secretarías académicas, aunque también pueden gestionarse online. De necesitar reclamar algún aspecto, asesorate con la persona indicada para determinar dónde comenzar y cómo proseguir para la rectificación de lo sucedido.

Multiplicidad de sistemas de gestión del estudiante

Los sistemas de gestión de estudiantes son múltiples y diversos. Toda educación universitaria que sea de calidad está enfocada en determinar los progresos de los estudiantes y facilitar su proceso. Para ello sirven estos sistemas de gestión que te estamos mencionando.

En los últimos años, con los avances tecnológicos, la masificación del Internet y la ampliación del acceso a dispositivos móviles o computadoras, los sistemas de gestión han facilitado enormemente la vida universitaria. Tanto para los alumnos como para los docentes. Se insertan dentro de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), que han venido a solventar diversos temas de índole informacional u organizativa.

Toda educación de calidad requiere que estos sistemas funcionen correctamente, para que tanto alumnos como docentes puedan acceder sin problema a la información que contienen. De esta manera, en muchos casos es necesario acceder a capacitaciones sobre su uso.

Sobre todo, cuando se trata de personas que no han tenido mucho contacto con la tecnología, o no están alfabetizados digitalmente de una manera óptima. Pero no te preocupes, una vez que le agarres la mano al uso de estos sistemas de gestión, todo te será más fácil.

Objetivos de este tipo de sistemas de gestión universitaria

Como para que tengas una idea general de lo que pretenden facilitar con estos sistemas de gestión, te seguiremos contando algunos de sus puntos más importantes. El objetivo general de la implementación de uno de estos sistemas en el ámbito universitario se enfoca en:

• Sistematizar los procesos relacionados a la gestión de alumnos desde tu inscripción a la carrera que sea hasta finalizar tu programa curricular.
• Proporcionar información para la toma de decisiones académicas, institucionales y ministeriales.
• Administrar y hacer trabajos de manera eficiente en la institución que lo adopte, sea cual sea el sistema de gestión seleccionado.

Objetivos específicos

• Proporcionarles a los alumnos una herramienta relevante para la gestión y la administración de sus necesidades y materiales.
• Suministrar la información pertinente a todos los alumnos en el proceso de la carrera, siempre en tiempo y forma para que puedas controlarlo cuando lo necesites.
• Facilitar la información al personal docente.
• Mejorar el trabajo administrativo para que desde esta área se pueda atender correctamente al alumno y brindarle información con mayor eficacia.
• Permitir registrar al alumno y sus respectivas notas para que la información no se pierda.

De todas maneras, estos sistemas de gestión también tienen sus límites. Por ejemplo, brinda información acotada sobre las calificaciones. Por lo que para obtener la evaluación final deberás reunirte virtual o presencialmente con tu docente, para que te explique errores que has tenido, o puntos a corregir, etc.

Alcance de estos sistemas

De estos objetivos mencionados puede plantearse el alcance de estos sistemas de gestión de estudiantes. Este mismo implica que uno de estos sistemas posibilita:

1. Permite gestionar el régimen de correlatividades, de usuarios y perfiles académicos, de la documentación requisitoria y del calendario de exámenes finales.
2. Registro de la inscripción a carreras y asignaturas y de la situación de regularidad de los alumnos.
3. Elaboración y creación de comisiones por carrera.
4. Realizar consultas sobre el estado curricular del alumno y sobre el rendimiento.
5. Elaboración y creación de actas de exámenes.

¿Cuáles son sus características?

De esta manera, cumple con una serie de características tecnológicas: son multiusuarios, centralizados, y visuales. Manejan un control en el acceso, pueden gestionarse los múltiples perfiles. Sumamente flexibles y accesibles, pueden expandirse (sistemas modulares). Tienen bases de datos confiables y seguras y pueden, a partir de estos, general informes estadísticos e información detallada.

En este artículo, entonces, has podido determinar qué es un sistema de gestión y para qué te sirve en tu rol de estudiante universitario. Además, te hemos brindado un panorama general sobre su modo de uso y te hemos comentado todo lo que puedes gestionar desde uno de estos sistemas como alumno de la Universidad.

Recordá, entonces, que cada uno de estos sistemas presenta sus diferencias, así que tomate un tiempo para revisarlo e indagarlo a fondo. Ingresá a los distintos botones o links. Familiarizate con este sistema ya que, es el que utilizarás a lo largo de toda tu carrera universitaria.

Además, si luego optás por ejercer la docencia, ahí deberás aprender a utilizarlo desde el otro lado. Por ello, si esto sucede o ha sucedido ya, te recomendamos que revises de manera exhaustiva el manual de usuario docente para evitar cometer errores en la carga de notas.

En establecer las condiciones finales o parciales de los alumnos, responder consultas, marcar fechas importantes en los calendarios. O colocar correctamente los horarios de las asignaturas para que, a la hora de inscribirse, los alumnos conozcan la propuesta de la cátedra.

Puede parecer sumamente engorroso, pero, una vez que sepas cómo llevar a cabo cada uno de estos puntos, todo será más fácil. Descubrirás los beneficios que presentan estos sistemas para la gestión de los estudiantes y el desarrollo de la vida universitaria, académica y laboral.

Te deseamos lo mejor para el uso y manejo de estos sistemas, verás cómo poco a poco se vuelve una tarea más y más fácil.

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